Politique de voyages en hélicoptère : les points de vigilance pour l’entreprise

Commencez par préciser dans quels cas l’hélicoptère est une option autorisée et qui valide son utilisation.

• Les motifs professionnels justifiant un affrètement : par exemple, un accès à un site soumis à une contrainte horaire forte, une correspondance avec un vol international ou une destination sans solution routière ou maritime praticable.
• Les personnes habilitées à faire une demande, celles qui l’approuvent et les éventuelles différences de validation entre salariés, invités et prestataires.
• L’obligation éventuelle de passer par des canaux agréés, comme votre agence de voyages d’affaires ou un courtier désigné, afin que l’entreprise conserve une trace de la réservation.
• L’existence éventuelle d’une limite au nombre de hauts responsables voyageant dans un même appareil : cette décision relève des responsables des risques de votre entreprise.

Utilisez le calculateur de temps de vol et le calculateur de gain de temps pour documenter l’intérêt de l’hélicoptère pour un déplacement précis.

Définissez un socle de justificatifs auquel chaque proposition doit satisfaire avant d’être retenue :

• Le certificat de l’exploitant couvrant ce type de vol, vérifié dans le registre de l’autorité qui l’a délivré lorsqu’un tel registre existe. Notre guide pour vérifier un exploitant d’hélicoptères affrétés recense les outils officiels de consultation de plusieurs pays.
• Un justificatif d’assurance valable pour la date, l’appareil et l’itinéraire, comportant les mentions requises par votre entreprise : voir assurance des vols en hélicoptère affrété et informations à fournir par le courtier.
• Le nom de l’exploitant assurant le contrôle opérationnel, indiqué dans la confirmation écrite.
• Pour les missions industrielles, l’autorisation couvrant la tâche elle-même : voir transport aérien commercial ou travail aérien.
• Toute exigence supplémentaire imposée par votre entreprise ou votre client aux prestataires aéronautiques.

Consignez l’identité de la personne ayant vérifié les justificatifs ainsi que la date du contrôle. En cas de changement d’appareil ou d’exploitant, la vérification doit être renouvelée.

Un vol en hélicoptère nécessite davantage d’informations sur les passagers qu’un voyage en avion de ligne, car le poids des passagers et des bagages détermine ce que l’appareil peut emporter. Précisez dans la politique les données recueillies et les personnes autorisées à y accéder.

• Les noms et les pièces d’identité lorsque l’itinéraire ou l’exploitant l’exige.
• Le poids des passagers et des bagages, ainsi que les objets particuliers, tels que le matériel médical ou les batteries au lithium. L’outil de préparation des passagers et des bagages aide les voyageurs à se préparer.
• La personne qui détient la liste des passagers au sein de votre entreprise pendant le déplacement.
• La minimisation des données : ne communiquer que les informations nécessaires à chaque étape. SkyMatch transmet les détails du déplacement aux exploitants pour établir un devis ; votre nom et vos coordonnées ne sont communiqués à un exploitant qu’après une mise en relation approuvée.

Formalisez la marche à suivre lorsque le vol ne peut pas se dérouler comme prévu, afin d’éviter toute négociation avec l’équipage le jour du départ.

• Le commandant de bord décide d’effectuer le vol, de se dérouter ou d’annuler. La politique doit préciser que les voyageurs acceptent cette décision.
• Prévoyez une solution de repli terrestre ou une autre alternative pour chaque tronçon critique, ainsi qu’une marge avant les vols en correspondance et les réunions. Voir météo et décision d’effectuer ou non le vol.
• Les voyageurs respectent les consignes et les briefings de l’équipage, et déclarent à l’avance tous leurs bagages et objets particuliers.
• Indiquez les conditions de transport et les limites applicables. Notre page conditions de transport et limites explique en termes simples les contraintes de charge utile, de météo et d’atterrissage.

En cas de problème, l’exploitant dirige la réponse opérationnelle et effectue les signalements exigés par la réglementation aéronautique. Votre politique encadre les responsabilités de l’entreprise :

• Un contact joignable 24 h/24 dans l’entreprise et une chaîne d’alerte connue du voyageur, de la personne chargée de la réservation et du courtier.
• La désignation des personnes chargées d’informer les familles, les responsables hiérarchiques et, le cas échéant, les clients.
• Les modalités et la durée de conservation du dossier de réservation — validations, justificatifs, confirmation, liste des passagers — conformément à vos règles de gestion des données.
• Un retour d’expérience après toute perturbation ou tout incident, ainsi qu’une révision périodique de la politique elle-même.

SkyMatch Group est un courtier indépendant en affrètement d’hélicoptères et un prestataire de conciergerie. Il ne possède ni n’exploite d’aéronefs et n’est pas un transporteur aérien. Il peut intervenir dans le cadre de votre politique : il examine chaque demande, sollicite des devis auprès d’exploitants agréés, présente les options en précisant l’état des justificatifs dont il dispose et indique le nom de l’exploitant dans votre confirmation écrite. L’exploitant agréé confirme l’appareil, la disponibilité, l’itinéraire, l’atterrissage et le prix. Transmettez votre demande au moyen du formulaire de devis et joignez les exigences de votre politique pour qu’elles soient intégrées au cahier des charges dès le départ.

• ISO 31030:2021 — Management du risque voyage — Recommandations pour les organismes, publiée en septembre 2021, consultée le 24 octobre 2026.
• FAA — Vous envisagez d’affréter un aéronef ?, page mise à jour le 8 janvier 2026, consultée le 24 octobre 2026.

ISO 31030 fournit des recommandations ; cette liste de contrôle constitue leur application pratique par SkyMatch à l’affrètement d’hélicoptères, et non un résumé du texte de la norme.