Cómo analizar los viajes de tu empresa para detectar rutas, estacionalidad y necesidades reales
Empieza por la información que ya tienes: informes de gastos, datos exportados de la agencia de viajes, entradas del calendario y solicitudes de vuelo anteriores. Unifica los datos en un registro de viajes, agrúpalos por origen y destino y mide la frecuencia, la estacionalidad, el tiempo puerta a puerta y los perfiles de quienes viajan.
- No necesitas un programa nuevo.
- Exporta entre 12 y 24 meses de datos, si es posible; para analizar la estacionalidad hace falta al menos un año completo.
- Una ruta es un par de origen y destino, en cualquiera de los dos sentidos: por ejemplo, de la sede central a una planta o de un aeropuerto de conexión a un complejo turístico.
- Representa en un gráfico los viajes mensuales de cada ruta.
Empieza por la información que ya tienes: informes de gastos, datos exportados de la agencia de viajes, entradas del calendario y solicitudes de vuelo anteriores. Unifica los datos en un registro de viajes, agrúpalos por origen y destino y mide la frecuencia, la estacionalidad, el tiempo puerta a puerta y los perfiles de quienes viajan. Las rutas recurrentes que más tiempo consumen y por las que se desplazan directivos o personas con horarios críticos son las primeras que conviene someter a un estudio de viabilidad para viajar en helicóptero. En cada solicitud se comprueban la disponibilidad, el precio, los permisos, los lugares de aterrizaje, la aeronave y su capacidad para realizar el vuelo previsto. Nada de lo indicado en esta guía constituye un compromiso.
Qué datos necesitas y dónde suelen estar
No necesitas un programa nuevo. La mayoría de las empresas ya dispone de información suficiente para establecer una primera base de referencia.
| Dato | Fuente habitual | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Fecha, origen y destino | Sistema de gastos, exportación de la agencia de viajes | Define la ruta y su frecuencia |
| Horas de salida y llegada | Entradas del calendario, recibos de transporte terrestre | Permite medir el tiempo real puerta a puerta |
| Personas que viajan y sus funciones | Registros de reservas, centro de costes de RR. HH. | Identifica a quién afectan los retrasos |
| Medios de transporte terrestre y transbordos | Recibos de servicios de coche, tren y ferri | Muestra cuántos cambios de medio exige el viaje |
| Incidencias y cancelaciones | Correos electrónicos, registros de incidencias | Revela problemas de fiabilidad |
| Solicitudes anteriores de helicóptero o vuelos chárter | Historial propio de solicitudes | Identifica necesidades ya detectadas |
Si solo tienes una parte de estos datos, empieza por la fecha, el origen y el destino. El resto se puede incorporar después, señalando qué valores son estimaciones.
Paso 1: crea un registro de viajes unificado y depurado
- Exporta entre 12 y 24 meses de datos, si es posible; para analizar la estacionalidad hace falta al menos un año completo.
- Utiliza una fila por persona y por tramo, con un identificador que vincule los tramos de un mismo viaje.
- Unifica los nombres de los lugares —código de aeropuerto, ciudad o instalación— para no contar un mismo punto como tres distintos.
- Añade una columna de «calidad del dato»: medido, obtenido de recibos o estimado. Conserva las estimaciones, pero nunca las mezcles con tiempos medidos sin indicarlo.
- Elimina duplicados, como un mismo viaje registrado tanto en el sistema de gastos como en la exportación de la agencia.
Paso 2: agrupa los viajes por rutas
Una ruta es un par de origen y destino, en cualquiera de los dos sentidos: por ejemplo, de la sede central a una planta o de un aeropuerto de conexión a un complejo turístico. Calcula lo siguiente para cada ruta:
| Indicador | Fórmula |
|---|---|
| Viajes al mes | Número de viajes ÷ meses incluidos en los datos |
| Desplazamientos individuales al mes | Número de filas de viajeros ÷ meses |
| Mediana del tiempo puerta a puerta | Valor central de (hora de llegada − hora de salida) |
| Umbral del 10 % de viajes más lentos | Tiempo que solo supera uno de cada diez viajes |
| Cambios de medio por viaje | Número de cambios de medio de transporte (coche → tren → coche = 2) |
Utiliza la mediana, no la media: un solo viaje muy largo puede distorsionar la media.
Paso 3: identifica la estacionalidad y los picos
Representa en un gráfico los viajes mensuales de cada ruta. Busca:
- Picos asociados a eventos, como ferias, reuniones del consejo, cosechas o periodos de parada de actividad.
- Épocas del año en las que la meteorología altera los tiempos por tierra o las condiciones de vuelo.
- Patrones por día de la semana, como salir el lunes y volver el jueves.
Una ruta con un pico claro puede justificar una serie de vuelos planificada solo para esas semanas, en lugar de una planificación para todo el año. Consulta cuándo tiene sentido un programa recurrente.
Paso 4: distingue las causas de proceso, medios y gestión
Antes de decidir que la solución es un medio de transporte más rápido, averigua por qué se alargan los viajes:
| Señal en los datos | Tipo de causa probable | Qué revisar primero |
|---|---|---|
| Largas esperas al inicio de los viajes | Proceso | Antelación de las reservas y aprobaciones |
| Fallos repetidos de vehículos o conexiones | Medios / proveedor | Fiabilidad del transporte terrestre |
| Viajes organizados a última hora | Gestión | Programación de reuniones y facultades de decisión |
| Tramos terrestres largos sin alternativa | Geografía | Si resulta viable realizar un tramo en helicóptero |
Solo la última fila plantea una situación que una solicitud de helicóptero puede cambiar. Resolver las tres primeras suele ser más económico y debería hacerse antes.
Paso 5: puntúa las rutas para estudiar su viabilidad
Asigna a cada ruta una puntuación de 1 a 5 en cuatro criterios, multiplícala por su peso y suma los resultados:
| Criterio | Peso |
|---|---|
| Frecuencia | 30 % |
| Tiempo perdido puerta a puerta | 30 % |
| Importancia del tiempo para quienes viajan | 25 % |
| Problemas de fiabilidad | 15 % |
Ejemplo hipotético (supuestos: 12 meses de datos y cifras inventadas con fines ilustrativos): la ruta A obtiene 4, 5, 4, 3 → 4×0,30 + 5×0,30 + 4×0,25 + 3×0,15 = 4,15. La ruta B obtiene 2, 3, 5, 2 → 3,05. La ruta A pasa primero al estudio de viabilidad; la B puede encajar mejor con solicitudes puntuales.
Después, compara el tiempo por tierra con una estimación en helicóptero mediante la calculadora de ahorro de tiempo. Trata el resultado como una estimación: los tiempos reales dependen de la aeronave, el recorrido, la meteorología y los lugares de aterrizaje confirmados para cada solicitud.
Qué hacer cuando faltan datos
- Si tienes fechas, pero no horas: utiliza los tiempos de conducción de una herramienta de mapas para el mismo día de la semana y la misma hora, y márcalos como «estimados».
- Si faltan las funciones de quienes viajan: agrupa por centro de costes.
- Si dispones de menos de 12 meses: indícalo en el informe y evita extraer conclusiones sobre estacionalidad.
- Si no hay registros de incidencias: envía una encuesta breve a quienes viajan con frecuencia y mantén las respuestas separadas de los datos medidos.
Nunca completes los huecos con cifras inventadas; indicar «desconocido» es más útil al enviar una descripción de las necesidades del vuelo.
Lista de comprobación: base de referencia de los viajes
- Entre 12 y 24 meses de datos exportados y sin duplicados
- Nombres de lugares unificados
- Cada fila identificada como dato medido / procedente de recibos / estimado
- Viajes agrupados por ruta, con frecuencia mensual y mediana del tiempo puerta a puerta
- Picos estacionales identificados
- Causas separadas en proceso, medios, gestión y geografía
- Rutas prioritarias puntuadas y enviadas para estudiar su viabilidad
Cómo utiliza SkyMatch tu base de referencia
Cuando compartes los datos de tus rutas, SkyMatch revisa cada solicitud y organiza el vuelo cuando es viable. Tu base de referencia permite abordar desde el principio las cuestiones pertinentes: pasajeros y equipaje, horarios preferidos, lugares de aterrizaje y picos estacionales. En cada solicitud se comprueban la disponibilidad, el precio, los permisos, los lugares de aterrizaje, la aeronave y su capacidad para realizar el vuelo previsto; nunca se dan por sentados a partir del historial. Puedes empezar por el planificador de viajes o ir directamente al formulario de solicitud.
Fuentes
- EASA — Normativa de operaciones aéreas (normas de transporte aéreo comercial en Europa)
- eCFR de Estados Unidos — 14 CFR, parte 135 (normas para vuelos comerciales bajo demanda en Estados Unidos)
Guía: autorización de aterrizaje y sitios aprobados →
FAQ
¿Cuántos meses de historial de viajes necesito?
Doce meses es el mínimo para observar la estacionalidad; es preferible contar con 24. Con menos datos puedes ordenar las rutas por frecuencia, pero debes indicar claramente que todavía no es posible extraer conclusiones estacionales.
¿Conviene usar la media o la mediana del tiempo de viaje?
Utiliza la mediana para representar un viaje habitual y el 10 % de los viajes más lentos para evaluar la fiabilidad. Unos pocos viajes muy largos elevan la media.
¿Una puntuación alta significa que hay un helicóptero disponible?
No. La puntuación solo indica que merece la pena estudiar esa ruta. La disponibilidad, el precio, los permisos, los lugares de aterrizaje y la idoneidad de la aeronave se comprueban en cada solicitud.
¿Puedo compartir datos anonimizados?
Sí. Basta con las rutas, las fechas, los horarios y el número de pasajeros. No hacen falta nombres para estudiar la viabilidad.
¿Qué ocurre si la mayoría de los retrasos se debe a reservas tardías?
En ese caso, la primera medida es cambiar el proceso, por ejemplo adelantando las aprobaciones. Un medio de transporte más rápido no resuelve un problema de reservas.
Conclusion
Los registros que ya tienes bastan para identificar las rutas que importan. Depura los datos, agrúpalos, analiza la estacionalidad y las causas, y envía las rutas prioritarias para estudiar su viabilidad. Cada resultado se revisa para la solicitud concreta; el historial, por sí solo, no supone ningún compromiso.
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