Vad inköpsteam bör inkludera i en helikopterchartringsförfrågan

Inköp ombeds upphandla något som skiljer sig från deras vanliga kategorier: en helflygplanstjänst där kapacitet, godkännanden och positionering betyder lika mycket som pris, och där tre lösligt tillfrågade operatörer svarar på tre olika frågor.

Resultatet är offerter som inte kan jämföras, omfattningsluckor som upptäcks efter tilldelning, och ett uppdrag som stannar upp eftersom en landningspunkt eller ett certifikat aldrig ingick i omfattningen.

• Behovet återkommer — inspektionsprogram, besättningsbyte, kampanj- eller beredskapsarbete.
• Flera operatörer måste jämföras på lika villkor.
• Företagets HSE-, försäkrings- eller revisionsstandarder måste påvisas före tilldelning.
• Uppdraget är komplext: flera platser, extern last, offshore-åtkomst eller gränsöverskridande verksamhet.
• För en enstaka brådskande flygning behövs fortfarande ett strukturerat underlag, men en fullständig upphandling kostar vanligtvis mer tid än den sparar.

• Arbetets omfattning i operativa termer: vad som ska uppnås, inte vilket luftfartyg ni antar.
• Exakta avgångs-, destinations- och mellanliggande punkter, med koordinater där relevant.
• Datum, driftfönster, och om schemat är fast eller flexibelt.
• Personer per sortie med realistiska påklädda vikter, samt bagage och verktyg.
• Lastvikt och mått, farligt gods-innehåll, och externlastdetaljer där tillämpligt.
• Landningsstatus och ansvarig part för varje punkt, inklusive hisskrav.
• Rotationer, beredskap, krav på luftfartyg på plats och förväntad driftperiod.
• Certifierings-, försäkrings-, HSE-revisions- och rapporteringskrav, samt eventuella avtalskrav som förs vidare.
• Begärd prisgrund: vad som ingår, vad som exkluderas, och hur väntetid, positionering och avbokning hanteras.

• Tillgänglighet och tilldelning av luftfartyg bekräftas av operatören per uppdrag, inte hålls öppet på obestämd tid.
• Väderbegränsningar och go/no-go-beslutet stannar hos operatörens besättning på dagen.
• Landningstillstånd beviljas av den ansvariga parten och behörig myndighet, inte av en mäklare eller en avtalsklausul.
• Kapacitetssiffror för last och extern last beror på höjd, temperatur och konfiguration på dagen.
• En mäklare kan strukturera, hitta och samordna; den kan inte garantera ett pris, ett luftfartyg eller ett tillstånd.

• Operativ arbetsomfattning.
• Exakta punkter med koordinater och landningsstatus.
• Datum, fönster och schemaflexibilitet.
• Personer, vikter, bagage och verktyg.
• Last, farligt gods och externlastdetaljer.
• Rotationer, beredskap och driftperiod.
• Certifierings-, försäkrings- och HSE-krav.
• Begärd prisgrund med inkluderingar och undantag.
• Namngivna kontaktpersoner för drift och kommersiella frågor.

• Checklista för B2B-uppdragsförfrågan
• B2B-guide för uppdragsplanering
• Köparguide för industrin